Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement

Der Nachhaltigkeitsrat plant und realisiert Veranstaltungen nach den Kriterien eines nachhaltigen Veranstaltungsmanagements.

Der Rat für Nachhaltige Entwicklung plant und realisiert seine Jahreskonferenzen und alle weiteren Veranstaltungen nach den Kriterien eines nachhaltigen Veranstaltungsmanagements. Wir berücksichtigen dabei u.a. den Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen des Umweltbundesamtes (UBA) und des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit (BMU).

Die letzte Präsenzveranstaltung war dabei unsere 19. Jahreskonferenz 2019. Unsere Online-Konferenz 2020 fand pandemiebedingt rein virtuell statt, ebenso sowie unsere 20. Jahreskonferenz 2021. Zum Thema digitale und hybride Veranstaltungen haben wir daher für Sie Informationen am Ende der Seite ergänzt.

Unsere Maßnahmen

Nachfolgend sind alle Maßnahmen aufgeführt, die bei der Durchführung von Veranstaltungen des Rates im Rahmen des nachhaltigen Veranstaltungsmanagements bereits in der Planung bedacht werden. Dabei setzten wir uns gemeinsam mit dem Veranstaltungsort, allen Dritten und Dienstleistungsunternehmen wie Catering, Messebau, Technik und den für unsere Gäste gebuchten Hotels zur möglichen Umsetzung der Anforderungen auseinander.

Veranstaltungsort und Anreise

Für die Durchführung einer Veranstaltung suchen wir einen Ort, der möglichst über ein integriertes Nachhaltigkeitskonzept verfügt („grüner“ Strom, energiesparende Technik, Ressourcen-Sparsamkeit, nachhaltiger Umgang mit Papier und Reinigungsmitteln, wassersparende Toilettenspülsysteme und Wascharmaturen, Einsatz nachhaltiger Materialien wie z.B. FSC-Papier etc.). Hierzu gehören auch bautechnische Aspekte wie ausreichendes Tageslicht, energieeffiziente Wärmedämmung, energieoptimierte Klima- und Heiztechnik (Empfehlung BMUB: Tagungsräume nicht über 20°C heizen, nicht mehr als 6°C unter Außentemperatur kühlen) sowie die getrennte Abfallsammlung und Entsorgung (z.B. Einrichtung von Recyclinginseln). Wichtig ist uns außerdem, dass der Veranstaltungsort unvermeidbare Emissionen kompensiert, z.B. durch Spenden an Klimaschutzprojekte.

Uns ist wichtig, dass Materialen und Bauteile mehrfach genutzt werden und dass die Bauteile aus recyclebaren Materialien bestehen. Für das Wegeleitsystem und die Kennzeichnung der Bühne und anderer Objekte verwenden wir Produkte aus recycelbaren Materialien oder aus nachwachsenden Rohstoffen. Alternativ nutzen wir langlebige Produkte zur Weiterverwendung. Wir kooperieren vorrangig mit Dienstleistungs-unternehmen, die klimafreundlich arbeiten.

Wenn Mietmöbel zum Einsatz kommen, achten wir auf kurze Anfahrtswege der Dienstleister. Wir versuchen wiederverwendbare Möbel aus nachwachsenden Rohstoffen sowie Bauteile und Materialien nach gängigen Umweltstandards (ISO Normen, Ökobilanzen) oder aus recycelten Materialien einzusetzen. Wir vermeiden kurzlebige Kunststoffmöbel. Wir verzichten auf bewässerungs- und düngeintensive Bepflanzung und überreichen an unsere Referierenden saisonale Blumen aus fairem Handel.

Wir wählen einen Veranstaltungsort, der gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist. Wir bitten die Gäste mit öffentlichen Verkehrsmitteln anzureisen und stellen Fahrradparkplätze am Veranstaltungsort zur Verfügung. Für weiter entfernte Anreisen buchen wir das Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn und bieten dies unseren Gästen an. Für die Weiterfahrt vom Bahnhof zum Veranstaltungsort empfehlen wir die Nutzung von Velotaxen. Wir sprechen Hotelempfehlungen für Hotels in der Nähe des Veranstaltungsortes aus, die im Idealfall umweltfreundlich zertifiziert sind (z. B. Green Certified, Bio Hotel, Green Key). Ein Live-Stream ermöglicht die Teilnahme an der Veranstaltung für andere Interessierte auch ohne Anreise.

Auch 2019 ermöglichte die Deutsche Bahn in Kooperation mit dem Rat für Nachhaltige Entwicklung die CO2-freie Anreise zur Konferenz. Der benötigte Strom für die Fahrt wurde vollständig aus regenerativen Quellen bezogen.

Teilnahmemanagement

Wir führen gemeinsam mit einer Agentur das Einladungsverfahren komplett elektronisch durch und verzichten weitestgehend auf Papier im Vorfeld der Veranstaltung, ebenso am Veranstaltungstag. Wir reduzieren die No-show Rate der Gäste, die trotz Anmeldung nicht zur Veranstaltung kommen, auf ca. 10% (Erfahrungswert aus den Vorjahren), indem wir Erinnerungsmails versenden und darum bitten abzusagen, falls eine Teilnahme nicht möglich ist.

Catering

Für das Catering der Veranstaltung suchen wir einen regionalen Caterer, der nachweislich nachhaltig arbeitet. Hierunter verstehen wir den Einsatz wassersparender Geräte in der Küche (z.B. Industrie-Spülmaschinen und unter anderem auch die Verwendung von abbaubaren Reinigungsmitteln), das Vermeiden von Lebensmittelabfällen (bei der Planung, der Zubereitung, der Portionierung und der Entsorgung), den Verzicht auf überflüssige Verpackungen und Einwegportionsabpackungen sowie auf kleine Flascheneinheiten. Wir erwarten den Einsatz von Mehrweggeschirr, -besteck und Gläsern, auch beim Crew-Catering. Für die fachgerechte Entsorgung von Essensresten setzen wir in der Küche Sammelbehälter voraus. Unverarbeitete Speisen spendet der Caterer gemeinnützigen Organisationen (z.B. Berliner Tafel e.V.) – sofern die Hygienevorschriften eingehalten werden. Zur Mitnahme von Essensresten vom Buffet bieten wir den Gästen „Beste-Reste-Boxen“ an.

Der Caterer bezieht die Lebensmittel vorzugsweise von regionalen Dienstleistern und in Pfandkisten. Die Auswahl der Speisen ist vegetarisch, regional, saisonal und zertifiziert (Bio, MSC, Fair-Trade, Naturland, Demeter, etc.). Wir verzichten auf exotische Speisen und Früchte. Zum Einsatz kommt vorrangig Frischware. Wir verzichten weit möglichst auf Convenience-Produkte und Tiefkühlkost. Als Getränke bieten wir an: Leitungswasser in Karaffen, Kaffee und Tee in Bioqualität und fair gehandelt, regionale Säfte und Wein in Bioqualität, Bier vom Fass von regionalen Brauern und Biobier in Flaschen.

Wir verzichten weitestgehend auf Dekorationsmaterialen, falls wir diese einsetzen, verwenden wir kompostierbare Materialien aus der Natur.

Barrierefreiheit

Barrierefreiheit ist eine Voraussetzung für Inklusion und ein wichtiger Teil von einem nachhaltigen Umgang miteinander. Die Teilhabemöglichkeit für alle ist uns wichtig. Das Ziel ist, dass Menschen mit und ohne Behinderung ohne große Mühe und selbstbestimmt an unseren Veranstaltungen teilnehmen können. Dabei ist uns bewusst, dass wir erst am Anfang des Weges stehen.

Aktuell achten wir auf barrierefreie Wege am Veranstaltungsort und die Auflösung von Sprachbarrieren, etwa durch Übersetzung gegebenenfalls auch in Gebärdensprache. Zudem erfragen wir bei den Teilnehmenden im Vorfeld Assistenzbedarf, um zu erfahren, ob konkrete Unterstützung über die bereits angebotenen Maßnahmen hinaus benötigt wird.

Werbemittel & Tagungsunterlagen

Wir verzichten auf der Veranstaltung auf Tagungsunterlagen in Papierform und auf Gastgeschenke und Werbemittel. Das Tagungsprogramm und die Tagungsunterlagen werden elektronisch bereitgestellt. Wir drucken die Namensschilder vor Ort (auf Papier oder Textil) und vermeiden somit den Postversand.

Kommunikation

Wir binden die von uns durchgeführten nachhaltigen Maßnahmen in die Live-Kommunikation der Veranstaltung ein und berichten über die umgesetzten nachhaltigen Maßnahmen auf unserer Internetseite. Ein Anliegen ist uns die Sensibilisierung der Teilnehmenden vor Ort für nachhaltiges Handeln.

Evaluierung

Im Nachgang der 19. Jahreskonferenz 2019 erfolgte eine Evaluierung über die Green Score Card. Der praxisorientierte Leitfaden ermöglicht eine Beurteilung mit Blick auf alle drei Dimensionen der Nachhaltigkeit (ökologische, ökonomische und soziale Nachhaltigkeit). In einem onlinebasierten Tool werden 13 Handlungsfelder (beispielsweise Catering, Übernachtung, Veranstaltungstechnik) mit über 200 nachhaltigen Maßnahmen (z.B. Inlandsflüge und Leerfahrten vermeiden) abgefragt. Das Ergebnis ist eine detaillierte Bewertung der CO2-Relevanz der Veranstaltung.

Digitale und hybride Veranstaltungen

Während der Corona-Pandemie wurden zugunsten des Infektionsschutzes viele Veranstaltungen in den digitalen Raum verlegt. Diese Entwicklung wird sich auch mit sinkenden Infektionszahlen nicht völlig umkehren. Viele Events werden voraussichtlich weiterhin hybrid angeboten werden, also sowohl analoge als auch virtuelle Teilnahme ermöglichen. Somit stellt sich die Frage nach der Nachhaltigkeit solcher Zusammenkünfte in der virtuellen Welt.

Offensichtlich ist, dass eine digitale oder hybride Veranstaltung weniger Treibhausgasemissionen verursacht und Ressourcen verbraucht als eine analoge. So reisen keine oder weniger Gäste an, und der ökologische Fußabdruck durch die genutzten Verkehrsmittel und Hotels verringert sich. Da der Transport Expertenschätzungen zufolge für 70 bis 95 Prozent der von Veranstaltungen verursachten Emissionen verantwortlich ist, fällt diese Einsparung stark ins Gewicht.
Auch die Anforderungen an einen Veranstaltungsort verändern sich: Er wird entweder nicht mehr oder in kleinerem Umfang benötigt. Das verringert den Ressourcenverbrauch zum Beispiel für Beleuchtung, Lüftung und Heizung, Dekoration oder Reinigung.

Der konkrete Einspareffekt durch die Umstellung von analog auf digital ist allerdings nur schwer zu berechnen, da viele Aktivitäten, die Emissionen erzeugen oder Ressourcen verbrauchen, sich in den individuellen Raum der Teilnehmenden verlagern. Dort können sie vom Veranstalter weder beeinflusst noch gemessen, sondern nur geschätzt werden: Zwar fällt das Catering am Veranstaltungsort weg, aber stattdessen verpflegen sich die Zuschauenden an den mobilen Endgeräten zuhause oder im eigenen Büro eben selbst – und weder über die Herkunft noch über die Zubereitung oder die Zusammensetzung der Nahrungsmittel weiß der Veranstalter Bescheid. Auch nutzen die Online-Teilnehmenden statt Heizung, elektrischen Geräten und Sanitäreinrichtungen am Veranstaltungsort eben jene bei sich. Wären sie zur Veranstaltung angereist, hätten sie diese sonst zumindest teilweise nicht genutzt.

Andere Emissionsquellen kommen neu hinzu. So verursacht das Video-Streaming eines Events nicht zu vernachlässigende Emissionen. Eine Studie des Umweltbundesamts aus dem Herbst 2020 kommt zu dem Schluss, dass der Anteil an den CO2-Emissionen durch die Datenverarbeitung im Rechenzentrum mit jeweils 1,5 Gramm CO2 pro Stunde relativ gering ist. Entscheidend für die Klimaverträglichkeit von solchen Cloud-Diensten wie Video-Streaming sei stattdessen, mit welcher Technik die Daten von dort zu den einzelnen Nutzer*innen übertragen werden. Dies kann vom relativ klimafreundlichen Glasfaserkabel (2 Gramm CO2/Stunde) bis hin zur 5G-Übertragungstechnik (5 Gramm CO2/Stunde) große Unterschiede machen. Dabei berücksichtigt diese Schätzung noch nicht den Stromverbrauch des mobilen Endgeräts der Teilnehmenden. Dieser variiert, je nachdem, ob sie zum Beispiel einen alten Stand-PC oder einen neuen Laptop – der einen deutlich größeren ökologischen Fußabdruck hat – nutzen oder etwa energiesparende Browser-Einstellungen wie Adblocker verwenden.

Schließlich setzen Veranstalter bei digitalen Events zunehmend auf vorproduzierte Filmbeiträge. Auch bei deren Entstehung kann auf eine nachhaltige Produktion gesetzt werden, zum Beispiel bei der Energieversorgung, der Mobilität am Set oder beim Catering während der Dreharbeiten. Im Rahmen von Projekt Nachhaltigkeit hat der Rat beispielsweise die Initiative Green Film Shooting für ihr Engagement in der Filmbranche ausgezeichnet (wir berichteten u.a. hier).

Angesichts all dieser Faktoren ist eine exakte Quantifizierung der Emissionen eines digitalen oder hybriden Events derzeit nicht möglich (wir berichteten darüber im Mai 2020 hier). Der Nachhaltigkeitsrat arbeitet daher mit Schätzungen und hat zum Beispiel seine Online-Konferenz 2020, die rein virtuell stattfand, in Zusammenarbeit mit ClimatePartner auf Basis solcher Näherungswerte kompensiert.