Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement

Wie bereits in den Vorjahren planen und realisieren wir die 18. Jahreskonferenz nach den Kriterien eines nachhaltigen Veranstaltungsmanagements. Wir berücksichtigen dabei u.a. den Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen des Umweltbundesamtes (UBA) und des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit (BMU).

Im Rahmen des nachhaltigen Veranstaltungsmanagements ermöglicht die Deutsche Bahn in Kooperation mit dem Rat für Nachhaltige Entwicklung auch 2018 die CO2-freie Anreise zur Konferenz. Der benötigte Strom für die Fahrt wird vollständig aus regenerativen Quellen bezogen.

Zusätzlich erfolgt im Nachgang eine Evaluierung der 18. Jahreskonferenz 2018 über die Green Score Card. Der praxisorientierte Leitfaden ermöglicht eine Beurteilung mit Blick auf alle drei Dimensionen der Nachhaltigkeit (ökologische, ökonomische und soziale Nachhaltigkeit). In einem onlinebasierten Tool werden 13 Handlungsfelder (beispielsweise Catering, Übernachtung, Veranstaltungstechnik) mit über 200 nachhaltigen Maßnahmen (z.B. Inlandsflüge und Leerfahrten vermeiden) abgefragt. Das Ergebnis ist eine detaillierte Bewertung der CO2-Relevanz der Veranstaltung.

Dokumentation der Maßnahmen

Nachfolgend sind alle Maßnahmen, die bei der Durchführung von Veranstaltungen des Rates im Rahmen des nachhaltigen Veranstaltungsmanagements bereits in der Planung bedacht werden, zusammengefasst. Dabei setzten wir uns gemeinsam mit dem Veranstaltungsort, allen Drittdienstleistungsunternehmen wie Catering, Messebau, Technikunternehmen und den für unsere Gäste gebuchten Hotels zur möglichen Umsetzung der Anforderungen auseinander.


Veranstaltungsort und Anreise

Für die Durchführung einer Veranstaltung suchen wir einen Ort, der möglichst über ein integriertes Nachhaltigkeitskonzept verfügt („grüner“ Strom, energiesparende Technik, Ressourcen-Sparsamkeit, nachhaltiger Umgang mit Papier und Reinigungsmitteln, wassersparende Toilettenspülsysteme und Wascharmaturen, Einsatz nachhaltiger Materialien wie z.B. FSC-Papier etc.). Hierzu gehören auch bautechnische Aspekte wie ausreichendes Tageslicht, energieeffiziente Wärmedämmung, energieoptimierte Klima- und Heiztechnik (Empfehlung BMUB: Tagungsräume nicht über 20°C heizen, nicht mehr als 6°C unter Außentemperatur kühlen) sowie die getrennte Abfallsammlung und Entsorgung (z.B. Einrichtung von Recyclinginseln). Wichtig ist uns außerdem, dass der Veranstaltungsort unvermeidbare Emissionen kompensiert, z.B. durch Spenden an Klimaschutzprojekte.

Uns ist wichtig, dass Materialen und Bauteile mehrfach genutzt werden und dass die Bauteile aus recyclebaren Materialien bestehen. Für das Wegeleitsystem und die Kennzeichnung der Bühne und anderer Objekte verwenden wir Produkte aus recycelbaren Materialien oder aus nachwachsenden Rohstoffen. Alternativ nutzen wir langlebige Produkte zur Weiterverwendung. Wir kooperieren vorrangig mit Dienstleistungs-unternehmen, die klimafreundlich arbeiten.

Wenn Mietmöbel zum Einsatz kommen, achten wir auf kurze Anfahrtswege der Dienstleister. Wir versuchen wiederverwendbare Möbel aus nachwachsenden Rohstoffen sowie Bauteile und Materialien nach gängigen Umweltstandards (ISO Normen, Ökobilanzen) oder aus recycelten Materialien einzusetzen. Wir vermeiden kurzlebige Kunststoffmöbel. Wir verzichten auf bewässerungs- und düngeintensive Bepflanzung und überreichen an unsere Referierenden saisonale Blumen aus fairem Handel.

Wir wählen einen Veranstaltungsort, der gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist. Wir bitten die Gäste mit öffentlichen Verkehrsmitteln anzureisen und stellen Fahrradparkplätze am Veranstaltungsort zur Verfügung. Für weiter entfernte Anreisen buchen wir das Veranstaltungsticket der Deutschen Bahn und bieten dies unseren Gästen an. Für die Weiterfahrt vom Bahnhof zum Veranstaltungsort empfehlen wir die Nutzung von Velotaxen. Wir sprechen Hotelempfehlungen für Hotels in der Nähe des Veranstaltungsortes aus, die im Idealfall umweltfreundlich zertifiziert sind (z. B. Green Certified, Bio Hotel, Green Key). Ein Live-Stream ermöglicht die Teilnahme an der Veranstaltung für andere Interessierte auch ohne Anreise.

Teilnahmemanagement

Wir führen gemeinsam mit einer Agentur das Einladungsverfahren komplett elektronisch durch und verzichten weitestgehend auf Papier im Vorfeld der Veranstaltung, ebenso am Veranstaltungstag. Wir reduzieren die No-show Rate der Gäste, die trotz Anmeldung nicht zur Veranstaltung kommen, auf ca. 10% (Erfahrungswert aus den Vorjahren), indem wir Erinnerungsmails versenden und darum bitten abzusagen, falls eine Teilnahme nicht möglich ist.

Catering

Für das Catering der Veranstaltung suchen wir einen regionalen Caterer, der nachweislich nachhaltig arbeitet. Hierunter verstehen wir den Einsatz wassersparender Geräte in der Küche (z.B. Industrie-Spülmaschinen und unter anderem auch die Verwendung von abbaubaren Reinigungsmitteln), das Vermeiden von Lebensmittelabfällen (bei der Planung, der Zubereitung, der Portionierung und der Entsorgung), den Verzicht auf überflüssige Verpackungen und Einwegportionsabpackungen sowie auf kleine Flascheneinheiten. Wir erwarten den Einsatz von Mehrweggeschirr, -besteck und Gläsern, auch beim Crew-Catering. Für die fachgerechte Entsorgung von Essensresten setzen wir in der Küche Sammelbehälter voraus. Unverarbeitete Speisen spendet der Caterer gemeinnützigen Organisationen (z.B. Berliner Tafel e.V.) – sofern die Hygienevorschriften eingehalten werden. Zur Mitnahme von Essensresten vom Buffet bieten wir den Gästen „Beste-Reste-Boxen“ an.

Der Caterer bezieht die Lebensmittel vorzugsweise von regionalen Dienstleistern und in Pfandkisten. Die Auswahl der Speisen ist vegetarisch, regional, saisonal und zertifiziert (Bio, MSC, Fair-Trade, Naturland, Demeter, etc.). Wir verzichten auf exotische Speisen und Früchte. Zum Einsatz kommt vorrangig Frischware. Wir verzichten weit möglichst auf Convenience-Produkte und Tiefkühlkost. Als Getränke bieten wir an: Leitungswasser in Karaffen, Kaffee und Tee in Bioqualität und fair gehandelt, regionale Säfte und Wein in Bioqualität, Bier vom Fass von regionalen Brauern und Biobier in Flaschen.

Wir verzichten weitestgehend auf Dekorationsmaterialen, falls wir diese einsetzen, verwenden wir kompostierbare Materialien aus der Natur.

Barrierefreiheit

Barrierefreiheit ist eine Voraussetzung für Inklusion und ein wichtiger Teil von einem nachhaltigen Umgang miteinander. Die Teilhabemöglichkeit für alle ist uns wichtig. Das Ziel ist, dass Menschen mit und ohne Behinderung ohne große Mühe und selbstbestimmt an unseren Veranstaltungen teilnehmen können. Dabei ist uns bewusst, dass wir erst am Anfang des Weges stehen.

Aktuell achten wir auf barrierefreie Wege am Veranstaltungsort und die Auflösung von Sprachbarrieren, etwa durch Übersetzung gegebenenfalls auch in Gebärdensprache. Zudem erfragen wir bei den Teilnehmenden im Vorfeld Assistenzbedarf, um zu erfahren, ob konkrete Unterstützung über die bereits angebotenen Maßnahmen hinaus benötigt wird.

Werbemittel & Tagungsunterlagen

Wir verzichten auf der Veranstaltung auf Tagungsunterlagen in Papierform und auf Gastgeschenke und Werbemittel. Das Tagungsprogramm und die Tagungsunterlagen werden elektronisch bereitgestellt. Wir drucken die Namensschilder vor Ort (auf Papier oder Textil) und vermeiden somit den Postversand.

Kommunikation

Wir binden die von uns durchgeführten nachhaltigen Maßnahmen in die Live-Kommunikation der Veranstaltung ein und berichten über die umgesetzten nachhaltigen Maßnahmen auf unserer Internetseite. Ein Anliegen ist uns die Sensibilisierung der Teilnehmenden vor Ort für nachhaltiges Handeln.