Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement

Wie bereits in den Vorjahren planen und realisieren wir die Jahreskonferenz nach den Kriterien eines nachhaltigen Veranstaltungsmanagements. Wir berücksichtigen dabei u.a. den Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen des Umweltbundesamtes (UBA) und des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit (BMUB).

Im Rahmen des nachhaltigen Veranstaltungsmanagements ermöglichte die Deutsche Bahn in Kooperation mit dem Rat für Nachhaltige Entwicklung auch 2017 die CO2-freie Anreise zur Konferenz. Die benötigte Energie für die Fahrt wurde vollständig aus regenerativen Quellen bezogen.

Zusätzlich erfolgte eine Evaluierung der 17. Jahreskonferenz 2017 über die Green Score Card. Diese Datenbank ermöglicht eine Beurteilung mit Blick auf alle drei Säulen der Nachhaltigkeit (ökologische, ökonomische und soziale Nachhaltigkeit). In 13 Handlungsfeldern wurden über 300 nachhaltige Maßnahmen abgefragt. Über ein Punktesystem (1 bis 139 Punkte) – der Auszeichnung von Haushaltsgeräten ähnlich – wurde anschließend die gesamte Veranstaltung bewertet. Es konnten dabei verschiedene Güteklassen erreicht werden (A bis C). Sämtliche nachhaltig umgesetzten Maßnahmen wurden dokumentiert und transparent ausgewertet.

Dokumentation der Maßnahmen

Nachfolgend haben wir alle Maßnahmen, die im Rahmen des nachhaltigen Veranstaltungsmanagements realisiert wurden, zusammengefasst. Dabei setzten wir uns gemeinsam mit dem Veranstaltungsort bcc, allen Drittdienstleistungsunternehmen, wie Catering und Messebau und dem für unsere Gäste gebuchten Hotel zur möglichen Umsetzung der Einzelmaßnahmen auseinander.

Mobilität (Transport, Logistik, Verkehr)

  • Anreise mit dem Veranstaltungsticket »Umwelt Plus« der Deutschen Bahn
  • Verkehrsgünstige Lage des Hotels mit guter Anbindung an das ÖPNV-Netz
  • kurze Anfahrtswege: Einbindung regionaler Zuliefer- und Dienstleistungsunternehmen
  • Auswahl klimafreundlicher Dienstleistungsunternehmen
  • Logistik: vermeiden von Leerfahrten, maximale Auslastung der LKWs während des Einladungsprozesses
  • Teilnehmende sensibilisieren und zur Nutzung der Bahn/des öffentlichen Personennahverkehrs und von Fahrrädern motivieren
  • Ein Live-Stream ermöglicht das Verfolgen der Veranstaltung für einen breiteren Interessentenkreis auch ohne Anreise.

Teilnahmemangement

  • Einladungsverfahren komplett elektronisch
  • auf den Einsatz von Papier wird weitestgehend verzichtet
  • über Erinnerungsmails Reduktion der No-show-Rate von 30% auf ca. 10% (Erfahrungswert aus den Vorjahren)

Barrierefreiheit

  • Barrierefreiheit ist eine Voraussetzung für Inklusion. Die Teilhabe aller Menschen ist uns wichtig. Daher versuchen wir Barrieren abzubauen. Dabei ist uns bewusst, dass wir am Anfang des Weges stehen. Wir sind hier auf Ihre Unterstützung angewiesen. Lassen Sie uns wissen, wenn Sie konkrete Unterstützung über die bereits angeboten Maßnahmen hinaus benötigen.

Veranstaltungsort

bcc – Berlin Congress Center:

  • Der Veranstaltungsort verfügt über ein integriertes Nachhaltigkeitskonzept (Teamarbeit, Optimierung der Maßnahmen).
  • Einsatz energiesparender Maßnahmen (Bewegungsmelder, Putzlicht, etc.)
  • Nutzung ressourcensparender Maßnahmen (Perlatoren, Regenwasser, etc.)
  • Einsatz nachhaltiger Materialien (FSC-Papier, Reinigungsmittel, etc.)
  • nachhaltiger Umgang mit Papier und Reinigungsmaterialien (sparsame Ausdrucke, verdünnter Einsatz von Reinigungsmitteln)
  • energieeffiziente Wärmedämmung (Fassade, Fenster, etc.)
  • energieoptimierte Klima- und Heiztechnik (Empfehlung BMU: Tagungsräume nicht über 20°C heizen, nicht unter 6°C Außentemperatur kühlen)
  • ausgewogener und bewusster Einsatz der Klima- und Ablufttechnik in allen Bereichen der Location
  • nutzungsabhängiger Raumbetrieb (Temperaturabsenkung in ungenutzten Räumen)
  • Einsatz von Niedrigenergiegeräten A+++ Standard, Energy Star (Kühlzellen, Beamer)
  • Einsatz einer Pelletheizung oder Fernwärme (Reduzierung Öl)
  • getrennte Abfallsammlung und -entsorgung (Wertstoffe, Glas, Papier, Restmüll, Speisereste über Biogasanlage)
  • Veranstaltungsräume sind mit ausreichend Tageslicht ausgestattet.
  • Einsatz energiesparender Beleuchtungstechnik (LED, Stufen- bzw. Zeitschaltungen)
  • Der Veranstaltungsort bemüht sich um eine größtmögliche Barrierefreiheit.

Catering

  • vegetarische, regionale und saisonale Produkte sind Bestandteil des Sortiments
  • Verzicht auf exotische Speisen
  • Einsatz von Frischware, weitmöglich Verzicht auf Convenience Produkte und Kühlkost
  • Einsatz zertifizierter Produkte (Bio, MSC, Fair-Trade, Naturland, Demeter, etc.)
  • Einsatz regionaler Getränke (Wasser, Wein, Bier, Säfte usw.)
  • Bereitstellung von leitungsgebundenem Trinkwasser in Karaffen
  • Zusammenarbeit mit einem regionalen Catering-Anbieter
  • Einsatz von Mehrweggeschirr und -besteck und Gläsern
  • Einbindung regionaler Dienstleister vor Ort, vorrangiger Bezug von Lebensmitteln in Pfandkisten
  • Verzicht auf kleine Flascheneinheiten, kleine Portions- und Verpackungseinheiten sowie Einwegverpackungen
  • Einsatz langlebiger und wieder verwendbarer Dekorationsmaterialien
  • Einsatz von Dekorationsmaterialien aus der Natur
  • Einbindung lokaler Dienstleister
  • Vermeiden von Lebensmittelabfällen (Planung, Zubereitung, Portionierung, Entsorgung)
  • Weitergabe der Speisen an die Berliner Tafel
  • Angebot der „Beste Reste Boxen“

Veranstaltungstechnik und Ausstattung

  • Einsatz energieeffiziente Veranstaltungs- (Energy Star, EU-Label, etc.) und Beleuchtungstechnik (z.B. LED)
  • Einsatz langlebiger Produkte
  • kurze Anfahrtswege der Dienstleister
  • Einsatz nachhaltiger Bühnentechnik und Messebausysteme: Einsatz zertifizierter Produkte/Materialien (z.B. blauer Engel, FSC), Mehrfachnutzung des Materials und der Bauteile, Einsatz von Mietmöbeln, Bauteile aus recyclebaren Materialien
  • Zeltsysteme: Einsatz von wiederverwendbarem Material und Fußböden, von doppelwandiger Sandwich-Paneelen (Einsparung Kühl- und Heizenergie)
  • Möbel: Nutzung zertifizierter Produkte (z.B. Das Goldene M, ÖkoControl, FSC, etc.), Vermeidung von kurzlebigen Kunststoffmöbeln, Einsatz wiederverwendbarer Möbel aus nachwachsenden Rohstoffen, Einsatz von Bauteilen/ Materialien nach gängigen Umweltstandards (ISO Normen, Ökobilanzen), Verwendung recycelbarer Materialien, Berücksichtigung kurzer Transportwege

Abfallmanagement

  • Einsatz eines Entsorgungskonzepts
  • Mülltrennung vor Ort (Papier, Glas, Bioabfall, Fritteusen Fett, Restmüll)
  • Einrichtung von Recyclinginseln
  • Verwendung abfallarmer Produkte
  • Verzicht auf überflüssige Verpackungen und Einwegportionsabpackungen
  • große Müllcontainer, um An- und Abfahrten zu reduzieren
  • Einsatz von Großgebinden bei Reinigungsmitteln
  • Nutzung nachfüllbarer Dossierspender (z.B bei Seife) sowie Papierhandtüchern, Toilettenpapier und Servietten aus Recyclingpapier
  • Behälter für Essensreste in der Küche zur fachgerechten Entsorgung
  • unverarbeitete Speisen werden gemeinnützigen Organisationen (z.B. Berliner Tafel e.V.) gespendet – sofern Hygienevorschriften eingehalten

Wasserverbrauch

  • Einsatz einer Abscheideranlage (Öle und Fette)
  • Einsatz wassersparender Geräte (z.B. Industrie-Spülmaschinen), wassersparender Toilettenspülsysteme (z.B. Stopfunktion) und Waschamaturen mit Wasserstop
  • Bewegungssensoren oder Durchflussbegrenzer (Perlatoren) bei Wasserhähnen
  • Kommunikation Wassereinsparungen (z.B. Hinweis auf Stoppfunktion bei WC-Spülung)
  • Verzicht auf bewässerungs- und düngeintensive Bepflanzung

Print

  • Reduzierung Papierverbrauch durch den Einsatz elektronischer Kommunikation
  • Bereitstellung elektronischer Tagungsprogramme und Tagungsunterlagen
  • doppelseitiges Drucken in schwarz-weiß, Nutzung von 100% Recycling-Papier
  • Nutzung von Papier aus zertifizierter Quelle (FSC, PEFC, Blauer Engel)
  • Zusammenarbeit mit regionalen und nachhaltigen Druckereien
  • Verzicht auf Drucklacke

Werbemittel & Tagungsunterlagen

  • Verzicht auf Give Aways und Werbemittel auf der Veranstaltung
  • Verwendung von Produkten aus recycelbaren Materialien, aus nachwachsenden Rohstoffen, sowie die Verwendung von langlebigen Produkten für das Bewerben der Veranstaltung vor Ort und das Kennzeichnen von Bühne und anderen Objekten.
  • Ablehnen von Einzelverpackungen bei Lieferung von Hostessen- und Servicepersonalkleidung
  • Druck der Namensschilder vor Ort, zur Vermeidung des Postversands
    Recycling der Namensbadges aus Polypropylen (Anmerkung: Es gibt aus unserer Sicht und nach ausführlichen Recherchen leider keine Namensschilder aus FSC-Papier, die in solchen Größenordnungen wirtschaftlich und ökologisch sinnvoll sind.)

Hotel-Übernachtung

  • Nutzung von nachhaltig zertifizierten Hotels (Green Certified, Bio Hotel, Green Key uvm.) mit sehr guter ÖPNV-Anbindung zu Bahnhöfen, Flughafen und Veranstaltungsort
  • Zusammenarbeit der Hotels mit regionalen Dienstleistungsunternehmen (kurze Anfahrtswege)

Kommunikation

  • Kommunikation der nachhaltigen Maßnahmen im Einladung- und Anmeldeprozess und im Programm
  • Einbindung des Themas Nachhaltigkeit in die Live-Kommunikation
  • Monitoring der umgesetzten nachhaltigen Maßnahmen
  • Sensibilisierung der Teilnehmenden vor Ort für nachhaltiges Handeln

GreenNote-Siegel

Die Berechnung erfolgt über eine validierte Methodik. Hierbei werden 13 nachhaltige Handlungsfelder (132 max. Punktzahl) und über 200 Maßnahmen (884 max. Punktzahl) nach deren CO2-Relevanz gewichtet und entsprechend gewertet.

GreenNote dokumentiert und bewertet nachhaltige Veranstaltungen, die besonders ressourcenschonend und klimafreundlich umgesetzt werden.

GreenNote ist ein Label von talk & act Nachhaltigkeitsmanagement.