Wenig Müll, geringer Stromverbrauch, Anreisemöglichkeit mit der Bahn und Lebensmittel aus Bio-Anbau – das sind nur einige Aspekte, die der Rat für Nachhaltige Entwicklung (RNE) bei der Organisation seiner Konferenzen, Tagungen und Events berücksichtigt. Der Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen des Bundesumweltministeriums und des Umweltbundesamtes bietet hierzu eine gute Grundlage. Das Papier ist Teil des Maßnahmenprogramms Nachhaltigkeit der Bundesregierung.
„Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass man den Konferenzort so verlässt, als wäre nicht viel gewesen“, sagt Isolde Magin-Konietzka, wissenschaftliche Referentin beim RNE. „Die Menschen, die zur Veranstaltung kommen, sollen einen Zugewinn an Wissen bekommen und vor Ort keine bleibenden Reste hinterlassen.“
Magin-Konietzka ist in der Geschäftsstelle des Nachhaltigkeitsrates verantwortlich für die Organisation der RNE-Jahreskonferenz, einem eintägigen Kongress mit rund 1000 Teilnehmenden, der am 31. Mai im WEEC (Westhafen Event & Convention Center) in Berlin stattfindet. Die Maßnahmen, die der RNE ergreift, um die Konferenz nachhaltig zu gestalten, werden dokumentiert und veröffentlicht.
Herausforderung: Die Suche nach dem passenden Veranstaltungsort
Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement beginnt bereits bei der Auswahl des Konferenzortes. Können Teilnehmende mit der Bahn, dem Fahrrad oder gar zu Fuß anreisen? Liegt das Hotel für Übernachtungsgäste in der Nähe? „Eine gute Möglichkeit ist, das Tagungsticket mit einem Bahnticket oder einer Fahrkarte für den Öffentlichen Nahverkehr zu verbinden“, sagt Magin-Konietzka. Das macht es für die Konferenzbesucher leicht, auf Auto oder Flugzeug zu verzichten, wenn andere Anreisewege auch möglich sind.
Wer Konferenz, Tagung oder Vortrag besuchen will, meldet sich elektronisch an. Auch die Anmeldebestätigungen werden papierlos verschickt. Das Material der Messestände ist aus recyclebaren Stoffen und kann nach der Veranstaltung wieder verwendet werden. Die Suche nach dem passenden Veranstaltungsort gestaltet sich dennoch häufig schwierig. Oft wird in den Tagungshäusern kein „grüner“ Strom genutzt. Bucht der RNE eine Veranstaltung, müssen die Anbieter des Tagungsortes für die Dauer der Konferenz ein Ökostrom-Zertifikat einkaufen.
Beim Catering wird für Teilnehmende und Veranstalter am deutlichsten sichtbar, wie nachhaltig eine Veranstaltung ist. Um Müll zu vermeiden, wird auf abgepackte Portionen verzichtet. Leitungswasser aus Karaffen steht im Getränkeangebot immer an erster Stelle. Ein wichtiges Thema ist zudem die Auswahl der Speisen. Obst und Gemüse sollten möglichst aus der Region kommen, aus biologischem Anbau sein und zur Saison passen. „Auf Erdbeeren im Dezember sollte man verzichten“, sagt Magin-Konietzka. Aber das Angebot muss auch zur Zielgruppe passen. Bei manchen kommt ein Fleischgericht besser an als ein rein vegetarisches Menü.
Buffetreste müssen nicht im Müll landen
Ganz gleich wie groß die Veranstaltung ist, meist bleibt auch bei der besten Kalkulation Essen übrig. Die Reste müssen nicht im Müll landen. In den meisten Kommunen und Bezirken gibt es soziale Einrichtungen, die die Lebensmittel abholen und dann an Bedürftige verteilen. Das Bundeslandwirtschaftsministerium hat beispielsweise die Initiative „Zu gut für die Tonne“ gestartet. Im Rahmen der Aktion werden Resteboxen verteilt. Wer sich an den Überbleibseln des Büfetts bedienen will, kann selbst die Schachteln befüllen.
Vor allem in Großstädten wird es für Veranstalter immer einfacher, Caterer zu finden, die Nachhaltigkeitskriterien im Blick haben. An einigen Tagungsorten wird vor Ort in der eigenen Küche gekocht. Dort lässt sich direkt aushandeln, was für ein nachhaltiges Lebensmittelangebot nötig ist.
Nachhaltigkeit senkt Veranstaltungskosten
Die Jahreskonferenz des RNE wurde bereits mit dem Green-Note-Siegel ausgezeichnet. Dazu wurden 13 Handlungsfelder und über 200 Maßnahmen überprüft und bewertet. Dazu zählen etwa der Energieverbrauch vor Ort, ein klimafreundliches Catering oder die Einbindung von regionalen Dienstleistern. Für jeden Aspekt werden Punkte vergeben. Hinter dem Label steckt die Plattform my-green-meeting. Die Macher vergeben nicht nur das Siegel, sondern haben eine Datenbank mit nachhaltigen Dienstleistern aufgelegt.
Technik, Verpflegung, Mobilität, Möbel oder Hotels – bundesweit gibt es Anbieter, die eine nachhaltige Veranstaltung möglich machen. „Die Nachfrage steigt stetig“, sagt Torsten von Borstel von my-green-meeting. „Wir setzen darauf, dass nachhaltige Veranstaltungen zum Standard werden.“ Allerdings glauben viele Organisatoren noch immer, dass soziale und umweltverträgliche Kriterien die Veranstaltungskosten in die Höhe treiben. „Das ist ein Irrtum, der sich hartnäckig hält“, sagt von Borstel.
Wer beispielsweise auf vegetarisches Essen setzt anstatt auf einen hohen Fleischkonsum oder Energie etwa mit LED-Lampen einspart, der muss auch weniger Geld für die Veranstaltung ausgeben, davon ist von Borstel überzeugt. Derzeit tragen rund 40 Unternehmen, Verbände oder Organisationen das Siegel. Ausgezeichnet wurden unter anderem Veranstaltungen des Deutschen Reiseverbands in ganz Deutschland.